Sistemas ERP: Adempiere

Capitulo 4: Configuración de la Data Maestra.

Una vez realizadas las configuraciones iniciales del cliente, nuestra compañía debería estar preparada para soportar transacciones. Pero antes de ello hay que configurar la Data Maestra (Master Data), la cual se refiere a los datos fundamentales acerca del inventario, clientes, empleados, proveedores, etc.

Configuración Contable de Productos:

Iniciamos Adempiere con el Usuario:"GardenAdmin" y Password: "GardenAdmin".

Navegar desde Menú->Material Managemen-> Material Management Rules->Product. Buscamos y seleccionamos el producto Azalea Bush, el cual sera nuestro producto ejemplo. una vez seleccionado abrimos la pestaña "Accounting".

En esta ventana contiene la información contable del producto seleccionado, especificando en un solo dato por campo, la información de las dimensiones de la cuenta. Este conjunto de datos suele llamarse Combinación Contable (Figura1):

(Figura 1)

Creación de una Combinación Contable:

Antes de realizar las modificaciones se recomienda habilitar algunos campos que se encuentran en modo de "Solo Consultas". Para ello accedemos con el usuario maestro y navegamos desde Menu->Application Dictionary->Window, Tab & Field y llenamos el campo Name con "Account Combination%" y damos Enter. En la ventana siguiente hacemos clic en el icono "Grid Toggle" para examinar los campos. En el campo "Window Type" seleccionamos "Maintain" y guardamos los cambios (Figura 2).

(Figura 2)

Nos salimos de la aplicación e ingresamos de nuevo como GardenAdmin para continuar con las tareas.

Abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Account Combination para crear una nueva combinación. Hacemos clic en el icono "New Record" e ingresamos la información como se muestra a continuación (Figura 3):

(Figura 3)

En el campo "Account" colocamos "64500" y presionamos la tecla "Tab" para que se despliegue un ventana de información de la cuenta (Figura 4):

(Figura 4)

Llenaremos el campo "Name" con "Other Consulting Fees" y presionamos la tecla Ok. Luego guardamos el registro (Figura 5):

(Figura 5)

Modificación de las Cuentas por Defecto:

Navegar desde Menú->Material Managemen-> Material Management Rules->Product. Seleccionamos de nuevo el producto Azalea Bush y una vez mas nos situamos en las pestaña "Contabilidad". Nos situamos en el campo "Product Asset" haciendo clic en el pequeño icono a su derecha. En esta nueva ventana seremos capaces de darle un alias a esta combinación contable para tener una referencia mas óptima a la misma.

En esta ventanas presionamos el icono "Undo Changes", escribimos en el campo Alias el valor "17710" y hacemos clic el icono "ReQuery" para mostrar una combinación valida para la cuenta 17710 (Figura 6):

(Figura 6)

Damos clic en el icono "Guardar" y el campo "Product Asset" abra sido modificado por el alias previamente creado.

Socio de Negocio:

Iniciamos Adempiere con el Usuario: "SistematikaAdmin" y Password: " SistematikaAdmin ".

Antes de explorar la creación y la manipulación de los socios de negocio de la empresa, primero se debe crear un grupo de socios de negocios:

Abrir Menu->Partner Relations->Business Partner Rules->Business Partner Group. Abrimos la pestaña "Business Partner Group" (Figura 7) y se crearan dos registros con las siguiente información:

(Figura 7)

Registro 1: Name:"Import", Search Key:"Import".

Registro 2: Name:"Local", Search Key:"Local". 

Proveedores:

Ahora ya podremos crear los socios de negocio con los que la compañía Sistematika Fashion, Ltd hara los intercambios comerciales de materia prima (proveedores) y/o productos (clientes/distribuidoras). Para ello nos dirigimos a las ventana Menu->Partner Relations->Business Partner Rules->Business Partner.

En esta ventana podremos configuras a los socios de negocio con datos basicos, crearemos un registro y lo llenaremos de la siguiente forma (Figura 8):

(Figura 8)

Luego de guardar los cambios debemos especificar los siguientes detalles:

• Navegar a la pestaña "Vendor" y marcar como seleccionado el checkbox "Vendor". des esta manera especificaremos al socio de negocios como proveedor.
• Navegar a la pestaña "Location" para especificar la dirección del proveedor. Creamos un nuevo registro y abrimos el campo "Address". Aquí colocaremos la siguiente información: Addres 1:"Sample of Street", City:"Ningjin", Country:"China". No se debe olvidar guardar los cambios realizados.
• Navegar a la pestaña "Contact (User)" donde llenaremos el campo Name con el nombre "Gong Li" para especificar el agente de marketing del proveedor.

Se repetiran los mismos pasos para crear los siguientes proveedores:

Proveedor 1: Search Key: Ching Fung Apparel Accessories Co, Ltd

                     Name: Ching Fung Apparel Accessories Co, Ltd

                     Description: Buttons Supplier

                     Business Partner Group: Import 

                     Address 1: Street in Kowloon

                     City: Hong Kong

                     Country: China

                     Contact (Users): Susan

Proveedor 2: Search Key: Coast and Clarks

                     Name: Coast and Clarks

                     Description: Threads Supplier

                     Business Partner Group: Import 

                     Address 1: Street in California

                     City: California

                     Country: United States

                     Contact (Users): Hillary

Proveedor 3: Search Key: Wilson Garment Accessories, Ltd

                     Name: Wilson Garment Accessories, Ltd

                     Description: Labels Supplier

                     Business Partner Group: Import 

                     Address 1: Street in Kowloon

                     City: Kowloon

                     Country: Hong Kong

                     Contact (Users): Andrew

Se debe recordar marcar el checkbox de "Vendor" de la pestaña "Vendor".

Clientes:

Para crear clientes navegamos de nuevo a la ventana "Business Partner" y creamos un nuevo registro con los siguientes datos: Search Key:"Liz Claiborne Inc", Name:"Liz Claiborne Inc", Business Partner Group: "Standard". Guardamos la información y seguimos los siguientes pasos:

• Abrimos la pestaña "Costumer" y marcamos el checkbox "Costumer" para definir a este socio de negocio como cliente.
• Abrimos la pestaña "Location", damos clic en el icono de Address y llenamos la dirección del socio de negocio con los siguientes datos: Address 1:"Sample of Street", City:"New York", Country:"United States".
• Por ultimo abrimos la pestaña "Contact (User)" y llenamos el campo Name con el valor "Paul"

Una vez creados y guardados todos los proveedores y clientes, podemos hacer clic el icono "Grid Toggle" para confirmar la creación de los mismos (Figura 9):

(Figura 9)

Nota: Para revisar la información contable de los proveedores y los clientes solo hace falta revisar las pestañas "Vendor Accounting" y "Customer Accounting" respectivamente de la ventana "Business Partner".

Gestión de la Información Bancaria:

Para definir los datos de las cuentas bancarias se debe seguir el siguiente proceso:

• Navegar hacia Menu->System Admin->Organization Rules->Bank.
• En la pestaña "Bank" se creara un nuevo registro y se llenaran los campos con los datos especificados a continuación (Figura 10):

(Figura 10)

• Nos dirigimos a la pestaña "Account", creamos 2 registros y llenamos los campos con los datos establecidos para el registro 1 (Figura 11) y el registro 2 (Figura12):

(Figura 11)

(Figura 12)

Para registrar un documento de cuenta bancaria se hace clic en la pestaña "Account", se selecciona el numero de cuenta "USD-1-001-888888" y se navega hacia la pestaña "Bank Account Document", creamos un nuevo registro y lo llenamos con los siguientes datos (Figura 13):

(Figura 13)

Luego seguimos los mismos pasos para el numero de cuenta "IDR-2-001-999999" para obtener una cuenta bancaria en el sistema.

Para la configuración de alguna cuenta bancaria podemos dirigirnos a la pestaña "Accounting" donde se desplegara la información contable de las cuentas bancarias seleccionadas, en este caso se puede apreciar la configuración contable para el numero de cuenta "USD-1-001-888888" (Figura 14):

(Figura 14)

Gestión del Libro de Caja:

Para definir y configurar el libro de caja se deben seguir los siguientes pasos:

• Abrir la ventana Menu->System Admin->Organization Rules->Cashbook.
• Modificar el campo Name del libro de caja Standard cerado por adempiere y colocar el valor "USD Cash Book".
• Para crear otro tipo de libro de caja creamos un nuevo registro y llenamos a conveniencia los campos, por ejemplo (Figura 15):

(Figura 15)

Para configurar la información contable sobre el libro de cajas solo hace falta dirigirse a la pestaña "Accounting" de la ventana "Cashbook" (Figura 16):

(Figura 16)

Multi-Moneda:

Creación de Tipos de Moneda:

Iniciamos en Adempiere como el usuario System y abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Currency Type donde creamos dos nuevos registros y los llenamos de la siguiente forma (Figura 17)(Figura 18):

(Figura 17)

(Figura 18)

Agregar Tipos de Cambio:

Iniciamos en Adempiere como el usuario System y abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Currency Rate. Creamos un nuevo registro y lo llenamos como se muestra a continuación (Figura 19):

(Figura 19)

Nota: Al llenar el campo "Divide Rate", se coloca el calor 10000 y se presiona la tecla TAB para que automáticamente se le asigne un valor al campo "Multiply Rate".

Agregar Tazas de Reciprocidad:

Abrimos la ventana Currency Rate de nuevo, abrimos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente forma (Figura 20):

(Figura 20)

Nota: Similar al caso anterior, al llenar el campo " Multiply Rate", se coloca el calor 10000 y se presiona la tecla TAB para que automáticamente se le asigne un valor al campo "Divide Rate".

Gestión de Precios:

Creación Esquemas de Listas de Precios:

Iniciamos como el usuario SistematikaAdmin y abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Price List Schema. Abrimos la pestaña "Price List Schema", creamos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente forma (Figura 21):

(Figura 21)

Seguimos los mismos pasos para crear "Sales Schema".

Creación de Listas de Precios:

Abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Price List. Creamos dos nuevos registros con los siguientes datos (Figura 22)(Figura 23):

(Figura 22)

(Figura 23)

Creación de Versiones de Listas de Precios:

Las versiones de listas de precios nos permiten agrupar listas de precios en una sola según su comportamiento al pasar los meses. Para crear una versión de lista de precios abrimos nuevamente la ventana "Price List" y seguimos los siguientes pasos:

• Nos posicionamos en el registro "Purchase PL", abrimos la pestaña "Version", creamos un nuevo registro y le colocamos como nombre "Purchase PL October version".
• Colocamos en el campo "Price List Schema" el valor "Purchase Schema".
• Definimos la fecha "Valid from" a "30/10/2012" y guardamos los cambios.
• Hacemos clic en el icono "Create Price List".

Ahora repetimos los pasos para la lista de precios "Sales PL" cambiando la información de los campos por:

Name: Sales PL October Version.

Price List Schema: Sales Schema.

Valid from: 30/10/2012.

Gestión de Productos:

Creación de Categoría de Producto:

Para crear categorías de productos especificas debemos navegar a la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Product Category. Podremos ver que existe una categoría de producto "Standard" creada por Adempiere, nos vamos a la pestaña "Product Category" y desmarcamos el checkbox "Default". Ahora crearemos una nueva categoría de producto haciendo clic en el icono de nuevo registro y llenando los campos de la siguiente forma (Figura 24):

(Figura 24)

Luego crearemos otra categoría con el mismo procedimiento anterior pero con los siguientes datos:

Search Key: RM

Name: Raw Material

Material Policy: FIFO

Print Color: Black

En la pestaña "Accounting" podremos ver las cuentas que tienen las categorías por defecto. Seleccionamos la recién creada "Raw Material" y nos dirigimos a la pestaña mencionada. Luego por los momentos le damos valor a los campos Costing Method y Costing Level de la siguiente forma (Figura 25):

(Figura 25)

Creación de Unidades de Medida:

Para crear unidades de medida especificas para nuestros productos se debe abrir la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Unit of Measure. Crearemos un nuevo registro de prueba y se llenara de la siguiente forma (Figura 26):

(Figura 26)

Ahora, se crearan las siguientes unidades de medida con los siguientes datos:

Registro 1: UOM Code: pc

                  Symbol: pc

                  Name: Piece

                  Standard Precision: 0

                  Costing Precision: 4

Registro 2: UOM Code: cone

                  Symbol: cone

                  Name: Cone

                  Standard Precision: 2

                  Costing Precision: 4

Registro 3: UOM Code: yd

                  Symbol: yd

                  Name: Yard

                  Standard Precision: 2

                  Costing Precision: 4

Creación de Productos:

Para crear procesos accedemos a Menu->Material Management->Material Management Rules->Product. Crearemos un nuevo registro base para ejemplificar la ventana y los campos (Figura 27):

(Figura 27)

Guardamos los datos y crearemos los siguientes 4 registros con los siguientes datos:

Registro 1: Search Key: S Fabric

                  Name: S Fabric

                  Product Category: Raw Material

                  Tax Category: Standard

                  UOM: Meter

                  Product Type: Item

                  Locator: Loc S1A

                  Purchased: Select

                  Sold: Deselect

Registro 2: Search Key: S Thread

                  Name: S Thread

                  Product Category: Raw Material

                  Tax Category: Standard

                  UOM: Cone

                  Product Type: Item

                  Locator: Loc S1A

                  Purchased: Select

                  Sold: Deselect

Registro 3: Search Key: S Buttom

                  Name: S Buttom

                  Product Category: Raw Material

                  Tax Category: Standard

                  UOM: Piece

                  Product Type: Item

                  Locator: Loc S1A

                  Purchased: Select

                  Sold: Deselect

Registro 4: Search Key: S Label

                  Name: S Label

                  Product Category: Raw Material

                  Tax Category: Standard

                  UOM: Piece

                  Product Type: Item

                  Locator: Loc S1A

                  Purchased: Select

                  Sold: Deselect

Para definir la información de la lista de precios para cada producto accedemos a la pestaña "Purchasing". Para ello elegimos previamente el producto "Shirt Finished Goods" y creamos un nuevo registro, el cual llenaremos de la siguiente forma (Figura 28):

(Figura 28)

Luego crearemos los siguientes registros para las siguientes cuentas siguiendo los pasos previos:

S Fabric:    Business Partner: Hempel China Limited

                 Currency: USD

                 List Price: 4

                 UOM: Meter

S Thread:   Business Partner: Coats and Clarks

                 Currency: USD

                 List Price: 2

                 UOM: Cone

S Buttom:  Ching Fung Apparel Accessories, Ltd

                 Currency: USD

                 List Price: 0.1

                 UOM: Piece

S Label:     Wilson Garment Accessories, Ltd

                 Currency: USD

                 List Price: 0.1

                 UOM: Piece

Para incorporar la información de precios a cada producto nos dirigimos a la pestaña "Price". Para ello tendremos seleccionado el producto "S Button" y creamos un nuevo registro, donde colocamos "Purchase PL October version" en el campo "Price List Version". Además de pueden definir los precios del producto en los campos especificados de forma arbitraria (Figura 29):

(Figura 29)

Ahora realizaremos la misma tarea para los otros productos con los siguientes datos:

S Fabric: Price List Version: Purchase PL October Version
              List Price: 4
              Standard Price: 3.2
              Limit Price 0.00


S Thread: Price List Version: Purchase PL October Version
               List Price: 2
               Standard Price: 1.6
               Limit Price 0.00


S Label:  Price List Version: Purchase PL October Version
              List Price: 0.10
              Standard Price: 0.08
              Limit Price 0.00

Sistemas ERP: Adempiere

Capítulo 3: Exploración de las estructuras de la compañía y la configuración inicial del cliente.

En esta nueva entrada se discutirá el funcionamiento del Sistema ERP que se explorara en este curso, Adempiere. Se realizara  (se pone lo que se hizo). 

Para las tareas es indispensable tener instalado la herramienta Adempiere, para lo cual se recomienda tener paciencia, es un proceso algo complicado (a veces esotérico) para el cual se recomienda documentarse bastante acerca de este proceso. En este caso la base de datos a usar con Adempiere sera PostgreSQL. Una vez instalada la herramienta se procederán con las tareas iniciales:

Creación y Configuración Inicial de un Cliente:

Un cliente es el termino con el cual Adempiere define a los administradores de las empresas que alli se administran, es decir, se refiere a nosotros como tal, para ello se creara la empresa una empresa ficticia siguiendo los siguientes pasos:

1. Iniciar Adempiere con el nombre de usuario "System" y password "System" (lo que nos permitirá control total).
2. Abrir la pestaña "Menú" y navegar en las opciones Gestión del Sistema->Reglas de la Compañía->Conflagración Inicial de Cliente.
3. En la ventana presentada se llenaran los campos marcados en azul (campos obligatorios) como se muestra acontinuación (Figura 1 ):
4. Salimos de Adempiere para ingresar con el nuevo usuario "SistematikaAdmin" el cual tiene por contraseña su mismo nombre.

(Figura 1)

Creación y Configuración de Organizaciones y Tipos de Organizaciones:

Para crear tipos de organizaciones se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el Menú, se ingresa a Gestión del Sistema->Reglas de la Organización->Tipo de Organización.
2. En la ventana siguiente se hace clic en el icono "Nuevo Registro" y se llenan los campos de la siguiente forma (Figura 2) y se da clic en el icono "Guardar":
3. Se repiten los pasos para crear un nuevo tipo y verificar que hayan sido creados correctamente (Figura 3):

(Figura 2)

(Figura 3)

Para crear mas organizaciones, además de la Organización Dress y su almacén "Estándar" y ubicación "Estándar" por defecto, se deben seguir los siguientes lineamientos:

1. Se abre el menú y se navega a través de  Gestión del Sistema->Reglas de la Organización-> Organización.
2. Damos clic en el icono "Nuevo Registro" y se crearan 3 nuevas organizaciones (Figura 4):
3. En esa misma ventana, en la pestaña "Información de la Organización" se pueden ingresar las especificaciones de las organizaciones creadas, por los momentos nos remitiremos a especificar su tipo de organización, las cuales son todas del tipo "Sub Unit" (Figura 5):

(Figura 4)

(Figura 5)

Creación de Almacenes y Localizaciones Adicionales:

Para crear almacenes para nuestras organizaciones y sus respectivas localizaciones de deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú se navega por las opciones Gestión de Materiales->Reglas de Gestión de Materiales->Almacén y Ubicaciones.
2. Se actualizara la información de los campos "Código" y "Nombre" y se ingresara una dirección, de tal forma que la ventana quede como la siguiente (Figura 6):
3. Ahora damos clic a la pestaña "Ubicación" y actualizamos el campo clave por "Loc D1A" y se da clic en el icono "Guardar" (Figura 7):
4. Damos clic en el icono "Nuevo Registro" para añadir una nueva localizacion asociada a este almacén, donde se colocara como Código "Loc D1B", Piso o Nivel 1, Rack o Estante 0 y Pasillo o Columna 0 y se da click en el icono "Guardar" (Figura 8):
5. Nos vamos a las pestaña "Almacén" y creamos un nuevo registro para el cual se utilizaran los siguientes datos: organización:"Dress", código: "2nd Dress W/h", nombre: "2nd Dress W/h" y dirección: "2nd Dress W/h Address, Pais Indonesia". Le damos clic a "Guardar".
6. Ahora repetimos el paso 5 con dos registros mas, los datos seran los siguientes: Registro 1: organización:"Shirt", código "1st Shirt W/h", nombre " 1st Shirt W/h " y dirección " 1st Shirt W/h Address, Pais Indonesia". Y el registro 2:  organización:"Jacket", codigo "1st Jacket W/h", nombre "  1st Jacket W/h" y dirección "  1st Jacket W/h Address, Pais Indonesia".
7. Una vez guardados ambos registros se guardan y se da clic al icono "Cambiar mono/multi registro" para ver todos los almacenes creados (Figura 9):

(Figura 6)

(Figura 7)

(Figura 8)

(Figura 9)

Una vez creados los almacenes pasaremos a crear las ubicaciones de cada uno de ellos, para ellos se seguirán el paso 3 y 4 de los lineamientos anteriores con los siguientes datos:

-2nd Dress W/h:

       Ubicación 1: Código: Loc D2A.

                          Predeterminado (Checkbox): Seleccionado.

                          Rack/Estante/Bin:0

                          Columna/Pasillo/Aisle:0

                          Nivel/Piso/Level:0

       Ubicación 2: Código: Loc D2B.

                          Predeterminado (Checkbox): Deseleccionado.

                          Rack/Estante/Bin:1

                          Columna/Pasillo/Aisle:0

                          Nivel/Piso/Level:0

-1st Shirt W/h:

       Ubicación 1: Código: Loc S1A.

                          Predeterminado (Checkbox): Seleccionado.

                          Rack/Estante/Bin:0

                          Columna/Pasillo/Aisle:0

                          Nivel/Piso/Level:0

-1st Jacket W/h:

       Ubicación 1: Código: Loc J1A.

                          Predeterminado (Checkbox): Seleccionado.

                          Rack/Estante/Bin:0

                          Columna/Pasillo/Aisle:0

                          Nivel/Piso/Level:0

       Ubicación 2: Código: Loc J1B.

                          Predeterminado (Checkbox): Deseleccionado.

                          Rack/Estante/Bin:1

                          Columna/Pasillo/Aisle:0

                          Nivel/Piso/Level:0

Importar Cargador de Archivos:

Es necesario importar el catalogo de cuentas el cual no se logro importar durante la creación inicial del cliente, para ello navegamos desde el Menú->Gestión de Activos->Activos Fijos->Configuración y Mantenimiento-> Configuración  de Activos Fijos->Cargador de Archivos (Figura 10):

(Figura 11)

Para verificar que se han importado correctamente navegamos desde el Menú->Análisis de Desempeño->Reglas Contables->Elemento Contable-Valor de Elemento y deberían aparecer todas las cuentas.

Importar Cuenta:

Para importar cuentas nos dirigimos desde el Menú->Gestión del Sistema->Datos->Importar Datos-> Importar Cuenta Contable, donde nos aparecerá un registro en blanco el cual se eliminar con F3. A partir de ese momento se seleccionara la primera cuenta de todas y se hará clic en el botón "Importar Cuentas", el cual pedirá confirmación donde se ingresara en ambos campos "Sistematika Fashin, Ltd" (Figura 11). Adempiere automáticamente procesara todas las cuentas, lo cual puede tardar un poco (Figura 12).

(Figura 11)

(Figura 12)

Calendario Año y Periodo:

Para configurar el año de trabajo de la empresa, que por lo cual se inicia en el año de su creación, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Navegar desde Menú->Análisis de Desempeño->Reglas Contables->Calendario Año y Periodo.
2. Abrir la pestaña "Año" y definir el año a trabajar, seguido se eso se realiza clic en el botón "Crear Periodos". (FIGURA 13)

(Figura 13)

Clase #2

Continuando con el desarrollo del contenido referente a los Sistemas de Información, se pretende estudiar los mismos desde una perspectiva funcional y aplicativa, para lo cual se debe aclarar en primera instancia un concepto fundamental para el desarrollo del tema:

Procesos de Negocio.

Pueden definirse como un flujo de trabajo de materiales, información y conocimiento. A partir de la afirmación anterior se puede decir que los procesos de negocio son un conjunto de actividades, que se realizan y se relacionan de manera fluida, las cuales representan la forma especifica en que una empresa u organización coordina la entrada de información, la adquisicion de conocimientos y el trabajo como tal. Asi mismo podria considerarse a una  empresa como un conjunto de procesos de negocios rigurosamente coordinados, lo que sugiere que el funcionamiento de dicha empresa radica en que tan coordinado esta el flujo de estas actividades..

Algunos ejemplos de procesos de negocios de una empresa en base al área funcional a la que pertenecen pueden ser:

• Ensamblado del producto, verificación de calidad y generación de la cuenta de materiales en el área de Manufactura y Producción.
• Identificación de clientes, presentación del producto a los clientes y venta del producto en el área de Ventas y Marketing.
• Pago a acreedores, creación de estados financieros y manejo de cuentas en efectivo en el área de Finanzas y Contabilidad.
• Contratación de empleados, evaluación del desempeño de los empleados y registro de los empleados en planes de prestaciones en el área de Recursos Humanos.

Sistemas de Información desde una perspectiva funcional.

Esta clasificación permite observar las áreas funcionales mas importantes de la empresa, y a su vez, la forma en  que un sistema de información podría aplicarse en ella. Bajo este concepto nacieron los primeros tipos de sistemas de información desarrollados para las empresas conociéndose a estos como sistemas funcionales, los cuales en la actualidad representan los sistemas de información fundamentales para toda gran empresa. De estos sistemas se conocen los siguientes:

• Sistema de Ventas y Marketing:

Estos sistemas brindan apoyo a la alta gerencia, la gerencia intermedia y al nivel operacional de la empresa. A través de ellos pueden vigilarse las tendencias que afectan a los productos y las oportunidades de ventas, ademas apoya la investigación de nuevos mercados, el desarrollo de campañas publicitarias, el estudio del desarrollo de los competidores, el procesamiento de pedidos, la búsqueda de clientes potenciales; en conclusión, representa una herramienta vital para determinar la proyección, el desarrollo y las estrategias de la empresa en cuanto relaciones directas con el cliente, venta de productos o servicios y estudios generales del mercado.

• Sistema de Manufactura y Producción:

Este tipo de sistemas de información también se aplica directamente en los 3 niveles gerenciales de las empresas.  Para la alta gerencia es una herramienta eficaz para decidir si es necesario el desarrollo de nuevas tecnologías de manufactura o la ubicación de plantas de producción. La gerencia intermedia lo utiliza para vigilar el estado de los recursos y los costos de la manufactura.  La gerencia operacional controla el estado de las tareas definidas en el proceso de producción mediante este tipo de sistemas.

• Sistema Financieros y Contables:

Los sistemas financieros y contables permiten controlar los recursos financieros de la empresa así como representar una herramienta útil al momento de generar proyecciones a largo plazo con respecto al desarrollo financiero de la empresa, dichas proyecciones son hechas y manejadas por los ejecutivos de la Alta Gerencia mientras que el control de los recursos financieros es responsabilidad de la Gerencia Intermedia. Las transacciones en general como los pagos de sueldos, pagos a proveedores e informes de valores e ingresos son usadas para dar seguimiento al flujo de fondos de la empresa mediante este tipo de sistema, este seguimiento es realizado por la Gerencia Operacional.

• Sistema de Recursos Humanos:

La Alta Gerencia utiliza este tipo de sistemas para identificar cuales son los requerimientos necesarios de los recursos humanos para cumplir los planes a largo plazo de la empresa. Las actividades que corresponden a la supervisión del reclutamiento de empleados, la remuneración de los mismos y el análisis de los elementos requeridos por la empresa son realizadas por la Gerencia Intermedia a través de los sistemas de recursos humanos. La Gerencia Operacional remite el uso de los sistemas de recursos humanos a las actividades que inciden en el contacto directo entre el empleado y la empresa como tal.

Sistemas de Información desde la perspectiva de los Usuarios.

• Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS):

Un sistema de procesamientos de transacciones consiste en un sistema computarizado que capta la información y lleva el registro de las transacciones diarias y fundamentales de la empresa, por ejemplo: ventas, nómina, depósitos, recepciones, información referente a los materiales de fabrica,etc. Este conjunto de datos organizado en reportes permite hacer un seguimiento de las rutinas diarias y necesarias para la empresa. Este tipo de funciones convierte a los TPS como productores de datos para otros tipos de sistemas en la empresa, lo cual indica la relevancia que poseen los TPS de las empresas implicando que, en caso de que estos fallen, la misma podría colapsar.

• Sistema de Información Gerencial (MIS) y Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS):

Los sistemas de información gerencial suelen desarrollar sus funciones para la Gerencia Intermedia, generando información útil, generalmente en reportes y/o informes regulares con periodicidad variante, sobre las operaciones básicas de la empresa en base a los datos recolectados por los TPS. Esta información es vital para realizar pronósticos sobre el desempeño de la empresa. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones utilizan la información recolectada por los MIS y TPS, ademas de fuentes externas, para resolver problemas de naturaleza único para los cuales no existen un procedimiento establecido. Estos sistemas pueden condensar grandes volúmenes de datos para simplificar la toma de decisiones (DSS orientado a modelos informativos) o utilizar distintos tipos de modelos de análisis sobre los datos (DSS orientado a modelos analíticos).

• Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS):

Los sistemas de apoyo a ejecutivos ayudan a la Alta Gerencia en la toma de decisiones basadas en información sobre tendencias a largo plazo sobre el comportamiento de la empresa, ademas de proveer evaluaciones sobre datos críticos acerca de los factores externos y la competencia. Para lograr su objetivo, los ESS comprimen los datos de los MIS y los TPS para proporcionar información de mayor relevancia a los ejecutivos, representándolos generalmente de forma gráfica para mayor comprensión.