Capitulo 4: Configuración de la Data Maestra.
Una vez realizadas las configuraciones iniciales del cliente, nuestra compañía debería estar preparada para soportar transacciones. Pero antes de ello hay que configurar la Data Maestra (Master Data), la cual se refiere a los datos fundamentales acerca del inventario, clientes, empleados, proveedores, etc.
Configuración Contable de Productos:
Iniciamos Adempiere con el Usuario:"GardenAdmin" y Password: "GardenAdmin".
Navegar desde Menú->Material Managemen->
Material Management Rules->Product. Buscamos y seleccionamos el producto Azalea Bush, el cual sera nuestro producto ejemplo. una vez seleccionado abrimos la pestaña "Accounting".
En esta ventana contiene la información contable del producto seleccionado, especificando en un solo dato por campo, la información de las dimensiones de la cuenta. Este conjunto de datos suele llamarse Combinación Contable (Figura1):
(Figura 1)
Creación de una Combinación Contable:
Antes de realizar las modificaciones se recomienda habilitar algunos campos que se encuentran en modo de "Solo Consultas". Para ello accedemos con el usuario maestro y navegamos desde Menu->Application Dictionary->Window, Tab & Field y llenamos el campo Name con "Account Combination%" y damos Enter. En la ventana siguiente hacemos clic en el icono "Grid Toggle" para examinar los campos. En el campo "Window Type" seleccionamos "Maintain" y guardamos los cambios (Figura 2).
(Figura 2)
Nos salimos de la aplicación e ingresamos de nuevo como GardenAdmin para continuar con las tareas.
Abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Account Combination para crear una nueva combinación. Hacemos clic en el icono "New Record" e ingresamos la información como se muestra a continuación (Figura 3):
En el campo "Account" colocamos "64500" y presionamos la tecla "Tab" para que se despliegue un ventana de información de la cuenta (Figura 4):
Llenaremos el campo "Name" con "Other Consulting Fees" y presionamos la tecla Ok. Luego guardamos el registro (Figura 5):
Modificación de las Cuentas por Defecto:
Navegar desde
Menú->Material Managemen-> Material Management Rules->Product. Seleccionamos de nuevo el producto Azalea Bush y una vez mas nos situamos en las pestaña "Contabilidad". Nos situamos en el campo "Product Asset" haciendo clic en el pequeño icono a su derecha. En esta nueva ventana seremos capaces de darle un alias a esta combinación contable para tener una referencia mas óptima a la misma.
En esta ventanas presionamos el icono "Undo Changes", escribimos en el campo Alias el valor "17710" y hacemos clic el icono "ReQuery" para mostrar una combinación valida para la cuenta 17710 (Figura 6):
(Figura 6)
Damos clic en el icono "Guardar" y el campo "Product Asset" abra sido modificado por el alias previamente creado.
Socio de Negocio:
Iniciamos Adempiere con el Usuario: "SistematikaAdmin" y Password: "
SistematikaAdmin ".
Antes de explorar la creación y la manipulación de los socios de negocio de la empresa, primero se debe crear un grupo de socios de negocios:
Abrir Menu->Partner Relations->Business Partner Rules->Business Partner Group. Abrimos la pestaña "Business Partner Group" (Figura 7) y se crearan dos registros con las siguiente información:
(Figura 7)
Registro 1: Name:"Import", Search Key:"Import".
Registro 2: Name:"Local", Search Key:"Local".
Proveedores:
Ahora ya podremos crear los socios de negocio con los que la compañía Sistematika Fashion, Ltd hara los intercambios comerciales de materia prima (proveedores) y/o productos (clientes/distribuidoras). Para ello nos dirigimos a las ventana Menu->Partner Relations->Business Partner Rules->Business Partner.
En esta ventana podremos configuras a los socios de negocio con datos basicos, crearemos un registro y lo llenaremos de la siguiente forma (Figura 8):
(Figura 8)
Luego de guardar los cambios debemos especificar los siguientes detalles:
- Navegar a la pestaña "Vendor" y marcar como seleccionado el checkbox "Vendor". des esta manera especificaremos al socio de negocios como proveedor.
- Navegar a la pestaña "Location" para especificar la dirección del proveedor. Creamos un nuevo registro y abrimos el campo "Address". Aquí colocaremos la siguiente información: Addres 1:"Sample of Street", City:"Ningjin", Country:"China". No se debe olvidar guardar los cambios realizados.
- Navegar a la pestaña "Contact (User)" donde llenaremos el campo Name con el nombre "Gong Li" para especificar el agente de marketing del proveedor.
Se repetiran los mismos pasos para crear los siguientes proveedores:
Proveedor 1: Search Key: Ching Fung Apparel Accessories Co, Ltd
Name: Ching Fung Apparel Accessories Co, Ltd
Description: Buttons Supplier
Business Partner Group: Import
Address 1: Street in Kowloon
City: Hong Kong
Country: China
Contact (Users): Susan
Proveedor 2: Search Key: Coast and Clarks
Name: Coast and Clarks
Description: Threads Supplier
Business Partner Group: Import
Address 1: Street in California
City: California
Country: United States
Contact (Users): Hillary
Proveedor 3: Search Key: Wilson Garment Accessories, Ltd
Name: Wilson Garment Accessories, Ltd
Description: Labels Supplier
Business Partner Group: Import
Address 1: Street in Kowloon
City: Kowloon
Country: Hong Kong
Contact (Users): Andrew
Se debe recordar marcar el checkbox de "Vendor" de la pestaña "Vendor".
Clientes:
Para crear clientes navegamos de nuevo a la ventana "Business Partner" y creamos un nuevo registro con los siguientes datos: Search Key:"Liz Claiborne Inc", Name:"Liz Claiborne Inc", Business Partner Group: "Standard". Guardamos la información y seguimos los siguientes pasos:
- Abrimos la pestaña "Costumer" y marcamos el checkbox "Costumer" para definir a este socio de negocio como cliente.
- Abrimos la pestaña "Location", damos clic en el icono de Address y llenamos la dirección del socio de negocio con los siguientes datos: Address 1:"Sample of Street", City:"New York", Country:"United States".
- Por ultimo abrimos la pestaña "Contact (User)" y llenamos el campo Name con el valor "Paul"
Una vez creados y guardados todos los proveedores y clientes, podemos hacer clic el icono "Grid Toggle" para confirmar la creación de los mismos (Figura 9):
(Figura 9)
Nota: Para revisar la información contable de los proveedores y los clientes solo hace falta revisar las pestañas "Vendor Accounting" y "Customer Accounting" respectivamente de la ventana "Business Partner".
Gestión de la Información Bancaria:
Para definir los datos de las cuentas bancarias se debe seguir el siguiente proceso:
- Navegar hacia Menu->System Admin->Organization Rules->Bank.
- En la pestaña "Bank" se creara un nuevo registro y se llenaran los campos con los datos especificados a continuación (Figura 10):
(Figura 10)
- Nos dirigimos a la pestaña "Account", creamos 2 registros y llenamos los campos con los datos establecidos para el registro 1 (Figura 11) y el registro 2 (Figura12):
(Figura 11)
(Figura 12)
Para registrar un documento de cuenta bancaria se hace clic en la pestaña "Account", se selecciona el numero de cuenta "USD-1-001-888888" y se navega hacia la pestaña "Bank Account Document", creamos un nuevo registro y lo llenamos con los siguientes datos (Figura 13):
(Figura 13)
Luego seguimos los mismos pasos para el numero de cuenta "IDR-2-001-999999" para obtener una cuenta bancaria en el sistema.
Para la configuración de alguna cuenta bancaria podemos dirigirnos a la pestaña "Accounting" donde se desplegara la información contable de las cuentas bancarias seleccionadas, en este caso se puede apreciar la configuración contable para el numero de cuenta "USD-1-001-888888" (Figura 14):
Gestión del Libro de Caja:
Para definir y configurar el libro de caja se deben seguir los siguientes pasos:
- Abrir la ventana Menu->System Admin->Organization Rules->Cashbook.
- Modificar el campo Name del libro de caja Standard cerado por adempiere y colocar el valor "USD Cash Book".
- Para crear otro tipo de libro de caja creamos un nuevo registro y llenamos a conveniencia los campos, por ejemplo (Figura 15):
(Figura 15)
Para configurar la información contable sobre el libro de cajas solo hace falta dirigirse a la pestaña "Accounting" de la ventana "Cashbook" (Figura 16):
Multi-Moneda:
Creación de Tipos de Moneda:
Iniciamos en Adempiere como el usuario System y abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Currency Type donde creamos dos nuevos registros y los llenamos de la siguiente forma (Figura 17)(Figura 18):
(Figura 17)
(Figura 18)
Agregar Tipos de Cambio:
Iniciamos en Adempiere como el usuario System y abrimos la ventana Menu->Performance Analysis->Accounting Rules->Currency Rate. Creamos un nuevo registro y lo llenamos como se muestra a continuación (Figura 19):
Nota: Al llenar el campo "Divide Rate", se coloca el calor 10000 y se presiona la tecla TAB para que automáticamente se le asigne un valor al campo "Multiply Rate".
Agregar Tazas de Reciprocidad:
Abrimos la ventana Currency Rate de nuevo, abrimos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente forma (Figura 20):
(Figura 20)
Nota: Similar al caso anterior, al llenar el campo "
Multiply Rate", se coloca el calor 10000 y se presiona la tecla TAB para que automáticamente se le asigne un valor al campo "Divide Rate".
Gestión de Precios:
Creación Esquemas de Listas de Precios:
Iniciamos como el usuario SistematikaAdmin y abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Price List Schema. Abrimos la pestaña "Price List Schema", creamos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente forma (Figura 21):
(Figura 21)
Seguimos los mismos pasos para crear "Sales Schema".
Creación de Listas de Precios:
Abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Price List. Creamos dos nuevos registros con los siguientes datos (Figura 22)(Figura 23):
(Figura 22)
(Figura 23)
Creación de Versiones de Listas de Precios:
Las versiones de listas de precios nos permiten agrupar listas de precios en una sola según su comportamiento al pasar los meses. Para crear una versión de lista de precios abrimos nuevamente la ventana "Price List" y seguimos los siguientes pasos:
- Nos posicionamos en el registro "Purchase PL", abrimos la pestaña "Version", creamos un nuevo registro y le colocamos como nombre "Purchase PL October version".
- Colocamos en el campo "Price List Schema" el valor "Purchase Schema".
- Definimos la fecha "Valid from" a "30/10/2012" y guardamos los cambios.
- Hacemos clic en el icono "Create Price List".
Ahora repetimos los pasos para la lista de precios "Sales PL" cambiando la información de los campos por:
Name: Sales PL October Version.
Price List Schema: Sales Schema.
Valid from: 30/10/2012.
Gestión de Productos:
Creación de Categoría de Producto:
Para crear categorías de productos especificas debemos navegar a la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Product Category. Podremos ver que existe una categoría de producto "Standard" creada por Adempiere, nos vamos a la pestaña "Product Category" y desmarcamos el checkbox "Default". Ahora crearemos una nueva categoría de producto haciendo clic en el icono de nuevo registro y llenando los campos de la siguiente forma (Figura 24):
(Figura 24)
Luego crearemos otra categoría con el mismo procedimiento anterior pero con los siguientes datos:
Search Key: RM
Name: Raw Material
Material Policy: FIFO
Print Color: Black
En la pestaña "Accounting" podremos ver las cuentas que tienen las categorías por defecto. Seleccionamos la recién creada "Raw Material" y nos dirigimos a la pestaña mencionada. Luego por los momentos le damos valor a los campos Costing Method y Costing Level de la siguiente forma (Figura 25):
(Figura 25)
Creación de Unidades de Medida:
Para crear unidades de medida especificas para nuestros productos se debe abrir la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Unit of Measure. Crearemos un nuevo registro de prueba y se llenara de la siguiente forma (Figura 26):
Ahora, se crearan las siguientes unidades de medida con los siguientes datos:
Registro 1: UOM Code: pc
Symbol: pc
Name: Piece
Standard Precision: 0
Costing Precision: 4
Registro 2: UOM Code: cone
Symbol: cone
Name: Cone
Standard Precision: 2
Costing Precision: 4
Registro 3: UOM Code: yd
Symbol: yd
Name: Yard
Standard Precision: 2
Costing Precision: 4
Creación de Productos:
Para crear procesos accedemos a Menu->Material Management->Material Management Rules->Product. Crearemos un nuevo registro base para ejemplificar la ventana y los campos (Figura 27):
Guardamos los datos y crearemos los siguientes 4 registros con los siguientes datos:
Registro 1: Search Key: S Fabric
Name: S Fabric
Product Category: Raw Material
Tax Category: Standard
UOM: Meter
Product Type: Item
Locator: Loc S1A
Purchased: Select
Sold: Deselect
Registro 2: Search Key: S Thread
Name: S Thread
Product Category: Raw Material
Tax Category: Standard
UOM: Cone
Product Type: Item
Locator: Loc S1A
Purchased: Select
Sold: Deselect
Registro 3: Search Key: S Buttom
Name: S Buttom
Product Category: Raw Material
Tax Category: Standard
UOM: Piece
Product Type: Item
Locator: Loc S1A
Purchased: Select
Sold: Deselect
Registro 4: Search Key: S Label
Name: S Label
Product Category: Raw Material
Tax Category: Standard
UOM: Piece
Product Type: Item
Locator: Loc S1A
Purchased: Select
Sold: Deselect
Para definir la información de la lista de precios para cada producto accedemos a la pestaña "Purchasing". Para ello elegimos previamente el producto "Shirt Finished Goods" y creamos un nuevo registro, el cual llenaremos de la siguiente forma (Figura 28):
(Figura 28)
Luego crearemos los siguientes registros para las siguientes cuentas siguiendo los pasos previos:
S Fabric: Business Partner: Hempel China Limited
Currency: USD
List Price: 4
UOM: Meter
S Thread: Business Partner: Coats and Clarks
Currency: USD
List Price: 2
UOM: Cone
S Buttom: Ching Fung Apparel Accessories, Ltd
Currency: USD
List Price: 0.1
UOM: Piece
S Label: Wilson Garment Accessories, Ltd
Currency: USD
List Price: 0.1
UOM: Piece
Para incorporar la información de precios a cada producto nos dirigimos a la pestaña "Price". Para ello tendremos seleccionado el producto "S Button" y creamos un nuevo registro, donde colocamos "Purchase PL October version" en el campo "Price List Version". Además de pueden definir los precios del producto en los campos especificados de forma arbitraria (Figura 29):
(Figura 29)
Ahora realizaremos la misma tarea para los otros productos con los siguientes datos:
S Fabric: Price List Version: Purchase PL October Version
List Price: 4
Standard Price: 3.2
Limit Price 0.00
S Thread: Price List Version: Purchase PL October Version
List Price: 2
Standard Price: 1.6
Limit Price 0.00
S Label: Price List Version: Purchase PL October Version
List Price: 0.10
Standard Price: 0.08
Limit Price 0.00
