Capitulo 5: Actividades de Procura (Compra).
En esta entrada se pretende ilustrar los procedimientos básicos y generales referente a las actividades que involucran la compra de materiales a los proveedores de la compañía Sistematika Fashion, Ltd.
Requisición de Compra:
Para comenzar con las actividades se debe iniciar Adempiere con el Usuario "SistematikaAdmin", pero esta vez escogeremos "Dress" como organización y "1st Shirt W/h" como almacén (Warehouse).
Abrimos la ventana Menu->Requisition-To-Invoice->Requisition. Para llenar la data se muestra el siguiente ejemplo (Figura 1):
(Figura 1)
Además, debemos entrar en la pestaña "Requisition Line" y hacer clic en el icono "Save" para crear una linea de requesición necesaria antes de hacer clic en el botón "Complete" de la pestaña "Requesition".
Reportes de Reabastecimiento:
Es posible crear requisiciones de compra mediante reportes de reabastecimiento, pero para ello cada producto debe tener información acerca de su reabastecimiento. Para incorporar dicha información abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Product. Escogemos el producto "S Buttom" y nos dirigimos a la pestaña "Replenish", creamos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente forma (Figura 2):
(Figura 2)
Para evitar posibles errores en un futuro, es conveniente elegir una lista de precios por defecto, la cual sera "Purchase PL". Para ello abrimos la ventana Menu->Material Management->Material Management Rules->Price List, seleccionamos "Purchase PL", marcamos el checkbox "Default" y guardamos la información.
Ahora procedemos a generar el reporte de reabastecimiento. abrimos la ventana Menu->Material Managemente->Replenish Report y llenamos los campos de la siguiente forma (Figura 3):
(Figura 3)
Luego, hacemos clic en "Start", esperamos mientras Adempiere realiza los procesos internos pertinentes y al acabar nos mostrara el reporte (Figura 4):
(Figura 4)
Ahora agregaremos la información de reabastecimiento para cada producto con los siguientes datos:
S Fabric: Warehouse: 1st Shirt W/h.
Replenish Type: Reorder below Minimum Level.
Minimun Level: 100.
S Thread: Warehouse: 1st Shirt W/h.
Replenish Type: Reorder below Minimum Level.
Minimun Level: 50.
S Label: Warehouse: 1st Shirt W/h.
Replenish Type: Reorder below Minimum Level.
Minimun Level: 1000.
Ahora podemos volver a realizar el reporte de reabastecimiento y verificar el reporte el cual debería ser similar al siguiente (Figura 5):
(Figura 5)
Ordenes de Compra:
Para crear ordenes de compra de forma manual abrimos la ventana Menu->Requisition-to-Ivoice->Purchase Order y llenamos un nuevo registro de la siguiente manera (Figura 6):
(Figura 6)
En la pestaña "PO Line" se llenara los campos "Product","Quantity" y "Price" de forma coherente.
Ahora crearemos las ordenes de compra a través de la requisición de compra creada anteriormente. Para ello abrimos el proceso Menu->Requisition-to-Invoice->Create PO from Requisition, el cual llenaremos de la siguiente forma (Figura 7):
(Figura 7)
Luego podremos revisar la ventana Menu->Requisition-to-Ivoice->Purchase Order para verificar la creación de la orden de compra. Se sugiere realizar las ordenes de compra de los productos restantes.
Recepción de Materiales:
Para comprender este proceso se realizaran recepciones de materiales sobre las ordenes de compra de "S Button" y "S Label". Abrimos la ventana Menu->Requisition-to-Invoice->Material Receipt. Crearemos un nuevo registro y lo llenaremos como aquí se muestra (Figura 8):
(Figura 8)
Luego hacemos clic en el botón "Creat lines from" y llenamos los campos de la siguiente forma (Figura 9):
(Figura 9)
Luego hacemos clic en el botón "Complete" de la ventana "Material Receipt" y repetimos las mismas tareas para el producto "S Label" con los siguientes datos:
Organization: Shirt.
Document Type: MM Receipt.
Business Partner: Wilson Garment Accessories, Ltd.
Warehouse: 1st Shirt W/h.
Para ejemplificar como se realizan recepciones de materiales sin hacer referencia a una orden de compra, se realizara el proceso con los productos "S Fabric" y "S Thread". Abrimos la ventana "Material Receipt" y llenaremos los campos de la siguiente forma (Figura 10):
(Figura 10)
Ahora nos dirigimos a la pestaña "Receipt Line" la cual llenaremos de forma manual de la siguiente manera (Figura 11):
(Figura 11)
Ahora realizaremos los mismos pasos para el producto "S Thread" con los siguientes datos:
Pestaña "Material Receipt" Organization: Shirt.
Document Type: MM Receipt.
Business Partner: Coats and Clarks.
1st Shirt W/h.
Pestaña "Receipt Line" Product: S Thread.
Locator: Loc S1A
Quantity: 50
UOM: Cone
Conciliación de Orden de Compra a Requisición:
Para realizar esta tarea se debe abrir la ventana Menu->Requisition-to-Invoice->Matching PO-Receipt-Inovice y se llenan los campos de la siguiente forma (Figura 12):
(Figura 12)
Una vez que la ventana este configurada como la imagen previa, hacemos clic en el botón "Process" para realizar la conversión. Debemos realizar la misma tarea con la requisicion pertinente al producto "S Thread" cuyo socio de negocio es "Coats and Clarks". {una vez hecho esto, pueden verificarse la creación de registros nuevos en la ventana "Material Receipt".
Gestión de Facturas de Proveedores:
Facturación desde un recibo de materiales:
Para practicar el proceso de facturación en base a un recibo de materiales se usaran los productos "S Button" y "S Label" como prueba. Abrimos la ventana Menu->Requisition-to-Invoice->Invoice (Vendor). Creamos un nuevo registro y la llenamos como se muestra (Figura 13):
(Figura 13)
Luego hacemos clic en el botón "Create lines from", lo cual desplegara una ventana cuyos campos serán configurados de la siguiente forma (Figura 14):
(Figura 14)
Ahora procedemos a presionar el botón "OK". Una vez hecho esto, completamos el registro y hacemos el mismo procedimiento para el producto "S Label" con los siguientes datos:
Organization: Shirt.
Target Document Type: AP Invoice.
Business Partner: Wilson Garment Accessories, Ltd.
Price List: Purchase PL.
Facturación sin recibo de materiales:
Para realizar el equivalente al proceso anterior pero sin necesidad de hacer referencia a un recibo de materiales utilizaremos los productos "S Fabric" y "S Thread". Abrimos de nuevo la ventana "Invoice" y creamos un nuevo registro, el cual llenaremos de esta forma (Figura 15):
(Figura 15)
Abrimos la pestaña "Invoice Line" y similar a los procesos manuales anteriores, nos guiaremos con la siguiente imagen (Figura 16):
(Figura 16)
Luego de guardar los datos pasaremos a realizar las mismas tareas para el producto "S Thread", pero con los siguientes datos:
Pestaña "Invoice": Organization: Shirt.
Target Document Type: AP Invoice.
Business Partner: Coats and Clarks.
Price List: Purchase PL.
Pestaña "Invoice Line": Product: S Thread.
Quantity: 50.
UOM: Cone.
Price: 1.60.
Conciliación de una factura con un documento de recibo de material:
Para realizar esta tarea abriremos la ventana Menu->Requisition-to-Invoice->Matching PO-Receipt-Invoice. Este proceso es similar a la conciliación definida anteriormente y de igual forma nos guiaremos con la siguiente imagen (Figura 17):
(Figura 17)
Una vez elegidos los campos de forma correcta se procederá a realizar el mismo procedimiento con "Coats and Clarks" como socio de negocio.
Evaluación de las facturas conciliadas:
Para evaluar las facturas conciliadas solo hace falta abrir la ventana Menu->Requisition-to-Invoice->Matched Invoices. En esta ventana aparecerán las cuatro facturas conciliadas (dos de forma manual y dos de forma automática) donde se podrá ampliar cada registro y verificar la información (Figura 18).
(Figura 18)
Pagos a Proveedores:
Crear una lista de facturas por pagar:
Existe una forma de conocer cuales facturas aun no han sido canceladas, para conocerla abrimos el reporte Menu->Open Items->Open Items. En la ventana que se abrirá desmarcamos el checkbox "Sales Transaction" y presionamos el botón "OK" (Figura 19):
(Figura 19)
Crear una propuesta de pago:
Esta actividad se realiza en la ventana Menu->Open Items->Payment Selection. Utilizaremos como ejemplo a "Hempel China Limited". Crearemos un nuevo registro y lo llenaremos como aquí puede verse (Figura 20):
(Figura 20)
Luego hacemos clic en el botón "Create From" y llenaremos los campos de la ventana desplegada de la siguiente forma (Figura 21) y damos clic en el botón "OK". Para culminar con la selección hacemos clic en el botón "Prepare Payment", en la siguiente ventana de confirmación debemos marcar "Check" en el campo "Overwrite Payment Rule" y hacer clic en el botón "OK". Para imprimir el cheque usado como forma de pago abrimos las ventana Menu->Open Items->Payment Print/Export. Aquí se llenan los datos pertinentes y se imprime el documento.
(Figura 21)
Formas de Pago:
Extracto Bancario:
Para agregar la información del extracto bancario abrimos la ventana Menu->Open Items->Bank Statement y registramos la información de la siguiente forma (Figura 22):
(Figura 22)
Nos dirigimos a la pestaña "Statement Line". En esta pestaña se colocara información de ejemplo sobre el extracto bancario (Figura 23):
(Figura 23)
Nota: En el campo "Payment", en la ventana desplegable hay que desmarcar la opción "Receipt" para referirnos a los proveedores.
Pago en Efectivo:
Para ejemplificar el proceso realizaremos un pago en efectivo a "Ching Fung Apparel Accessories" y "Wilson Garment Accessories". Para realizar el pago al primer proveedor abrimos la ventana Menu->Open Items->Cash Journal. Creamos un nuevo registro y lo llenamos de la siguiente manera (Figura 24):
(Figura 24)
Luego nos dirigimos a la pestaña "Cash Line" y registramos la siguiente información (Figura 25):
(Figura 25)
Nota: En el campo "Invoice", desmarcamos el campo "Sales Transaction" en la ventana que se desplegara.
Asignación de Pagos en Efectivo:
Para hacer una revisión de los pagos en efectivo puede abrirse la ventana Menu->Open Items->View Allocation, donde existe un registro por cada pago en efectivo completado, por ejemplo el que acabamos de realizar (Figura 26):
(Figura 26)
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